New-adres.ru

"Новый адрес" — Юридическая консультация
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сервис управления заявками на отпуска для SharePoint 2013 в интеграции с БОСС-Кадровик

Сервис управления заявками на отпуска для SharePoint 2013 в интеграции с БОСС-Кадровик

Полгода назад мы рассказывали о том, как реализовали сервис бронирования переговорных комнат у крупного заказчика с территориально разнесенными офисами и штатом несколько тысяч человек. Мы продолжаем работать с SharePoint-порталом этой компании, в рамках его развития специалисты EastBanc Technologies создали еще один модуль — сервис управления заявками на отпуска в интеграции с автоматизированной системой управления персоналом БОСС-Кадровик.

Назначение этого сервиса, как нам кажется, не нуждается в пространном разъяснении: попросту говоря, сервис автоматизирует учет отпусков в компании. Гораздо интересней, какие практические задачи стояли перед нами в данной конкретной компании, об этом — дальше.

Анализ

В соответствии с ТК РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работнику по истечении 6 месяцев с первого дня работы в компании, и затем каждый год на основании приказа о предоставлении отпуска, оформленного в соответствии с графиком отпусков. Каждый месяц работы «на счету» сотрудника копится 2,33 дня оплачиваемого отпуска. Оплачиваемый отпуск бывает: основным ежегодным, дополнительным, основным оплачиваемым отпуском авансом, дополнительным отпуском авансом. И отдельным типом идет административный отпуск.

Заявки на эти типы отпусков нам предстояло автоматизировать. В наши задачи входило:

  1. Предоставить сотрудникам удобный интерфейс на корпоративном портале для оформления и согласования заявок на отпуск. Сотрудник должен видеть, сколько свободных дней есть в его распоряжении, иметь возможность отправить заявку на согласование руководителю.
  2. Дать возможность руководителю сотрудника согласовывать заявки на отпуска в автоматическом режиме.
  3. Синхронизовать фактические данные с плановыми данными, которые есть у отдела персонала (хранятся в системе БОСС-Кадровик).
  4. Минимизировать бумажный документооборот.
  1. Сервис нужно было интегрировать в личный кабинет, сохранив стилистику и логику уже знакомого сервиса бронирования переговорок.
  2. Решение реализовывалось на MS SharePoint 2010, но все участники процесса разработки уже понимали необходимость перехода на 2013-ый, который позже провели специалисты EastBanc Technologies.

Здесь все было просто: действовать в том же духе, что и с переговорками (картинки кликабельные, открывать в новом окне).


«Мой кабинет»: видим доступное нам количество дней отпуска на заданный период, собственные заявки и их статусы, а в разделе «Архив» — заявки подчиненных, также со статусами. Особняком стоит кнопка «Добавить заявку».


«Мой кабинет» сотрудника отдела кадров: здесь все то же самое, только добавляется раздел «Заявки на согласование», которые прилетают кадровику со всей компании.

Читайте так же:
Приказ о отпуске до полутора лет


Заявка на отпуск — с точки зрения сотрудника. Эту форму он заполняет и отправляет на согласование начальнику своего подразделения, после чего она летит кадровикам.


Заявка на отпуск от сотрудника — в таком виде она приходит непосредственному руководителю сотрудника (начальнику подразделения).


Заявка на отпуск от сотрудника — в таком виде она приходит кадровику после согласования у непосредственного руководителя сотрудника.


Годовой график отпусков по конкретно взятому отделу — как его видит кадровик.


График отпусков по отделу на месяц — как его видит кадровик.

Хранение заявок на портале

Для хранения информации о фактических и запланированных отпусках мы создали список в SharePoint:

Интеграция с БОСС-Кадровик

Информация в SharePoint поступает из системы БОСС-Кадровик по средством обмена файлами с помощью SharePoint Job. Так же информацию о согласованных заявках мы отправляем обратно в БОСС-Кадровик.

Для связывания табельного номера сотрудника с учетной записью в ActiveDirectory было добавлено поле employeeID и «прокинуто» в SharePoint при помощи User Profile Service:

Отдельной проблемой стал график отпусков, т.к. в списке фактических и запланированных отпусков порядка 100 тысяч строк, и определять сотрудника через User Profile Service было трудозатратно. Поэтому мы настроили Search Service Application, и при помощи измененного в SharePoint 2013 механизма KeywordQuery достаем всю необходимую информацию о пользователях:

Для соблюдения ТК РФ мы сделали проверку на заявку пользователя: длительность основного оплачиваемого отпуска кратна 7 дням, и один из отпусков должен длиться не менее двух недель. Помимо данной проверки добавлена дополнительная проверка на «свободные дни»: из БОСС-Кадровик приходит информация о планируемых командировках или отгулах — на эти дни подавать заявку на отпуск запрещено.
Также отпуска можно «складывать»: например, к основному оплачиваемому отпуску из 14 дней «прицепить» административный отпуск из 7 дней.

Форматы данных, которые использовались для обмена:

1. Фактический и запланированный отпуска (из БОСС-Кадровик и в БОСС-Кадровик — формат идентичный)

imployeeId;fromDate;toDate;type
59;2010-08-09 00:00:00;2010-08-22 00:00:00;0
59;2007-06-01 00:00:00;2007-06-15 00:00:00;0
59;2007-08-15 00:00:00;2007-09-04 00:00:00;0
59;2012-06-25 00:00:00;2012-07-15 00:00:00;0
59;2012-09-01 00:00:00;2012-09-07 00:00:00;0
59;2013-04-29 00:00:00;2013-05-06 00:00:00;0
59;2013-07-01 00:00:00;2013-07-21 00:00:00;0

2. Доступно дней для отпуска (из БОСС-Кадровик)

imployeeId;fromDate;toDate;mainVacationDays;additionalVacationDays
59;2013-06-20 00:00:00;2014-06-19 00:00:00;14,0000;3,0000
59;2012-06-20 00:00:00;2013-06-19 00:00:00;,0000;3,0000
59;2011-06-20 00:00:00;2012-06-19 00:00:00;,0000;3,0000
59;2008-06-20 00:00:00;2009-06-19 00:00:00;1,0000;,0000
59;2007-06-20 00:00:00;2008-06-19 00:00:00;3,0000;,0000

Читайте так же:
Сколько дней рабочих отпуск при 4 дневной рабочей неделе

3. Информация о прогулах, отгулах, командировках (из БОСС-Кадровик)

imployeeId;fromDate;toDate;type
5236;2007-03-12 00:00:00;2007-03-16 00:00:00; Командировка
5249;2007-03-09 00:00:00;2007-03-18 00:00:00; Командировка
209;2007-03-19 00:00:00;2007-03-19 00:00:00; Выходной день родителей детей инвалидов

Реализация

Для реализации форм создания/редактирования/просмотра заявок мы переопределили стандартные диалоги редактирования элементов SharePoint в schema.xml соответствующего списка при помощи атрибута UseLegacyForm:

Как видно из определения, это по сути обычные aspx-страницы, но с уникальными content placeholder’ами.
Например для тэга title:

Для UI мы использовали jQuery UI.

Также во всплывающем окне просмотра заявки нам нужно было отображать историю согласования данной заявки. Для этого мы создали список «история согласования заявки» с lookup-полем на список заявок. И определили представление с использованием CAML-запроса:

Параметр Id (это Id из списка заявок) приходит из параметров запроса, что в общем-то понятно, т.к. ссылка, формируемая SharePoint на открытие формы просмотра элемента, выглядит следующим образом:

Далее для нашего списка истории согласования, его представления для конкретной заявки и aspx-страницы отображения заявки было объявлено xls-представление:

Из кода очевидно, что представление будет расположено на странице Lists/RequestList/DisplayForm.aspx в вебпарт зоне WebPartZoneID=«Main». Осталось лишь убедиться, что такая зона у нас присутствует на странице:

С графиком отпусков мы пошли дальше, т.к. стандартное представление списка в виде календаря не устраивало ни нас, ни заказчика. Поэтому мы дали задание нашим дизайнерам, и они нарисовали этот красивый календарь:

Получив одобрение заказчика, мы принялись за работу: первым делом, по примеру нашего сервиса бронирования переговорок, мы написали WCF-сервис, который возвращает json и при этом работает в контексте SharePoint’a.

Собрали данные о пользователе при помощи KeywordQuery, а данные об отпусках при помощи несложного CAML-запроса. Сделали кастомную верстку и связке jQuery с KnockOut реализовали требуемый интерфейс.

Результат

В итоге нам удалось полностью удовлетворить потребности заказчика в автоматизации бизнес-процесса учета отпусков. Теперь для сотрудников компании-заказчика сборы в отпуск начинаются с легкого, приятного процесса заполнения заявки, а не беготней с бумажками. Также у них всегда в свободном доступе имеется информация о количестве отпускных дней и информация о статусе поданных заявок.

Руководители сотрудников имеют полную, оформленную информацию о графике отпусков своих подчиненных, могут эффективней планировать деятельность подразделения и, что немаловажно, собственные отпуска.

Но больше всех выиграл, конечно, отдел кадров: во-первых, сервис подачи заявок на отпуск — это защита от случайных ошибок в цифрах, во-вторых, он существенно сокращает бумажный документооборот, который обычно неизбежно разрастается вокруг каждого отпускника, в-третьих, интеграция с БОСС-Кадровик позволяет кадровому отделу эффективно вести аналитический учет затрат на персонал и оплату труда.

Читайте так же:
Отпуск когда положен вновь принятому работнику

Инструкция по заполнению на примере унифицированной формы Т-7

Рассмотрим, как заполнить график отпусков на 2022 год на унифицированном бланке. Этот вариант актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он поможет и тем кадровикам, которые работают в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:

  • кто и в какие сроки утверждает график;
  • в какой период знакомят сотрудников с его нормами.

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

«13» декабря 2021 года

Об утверждении графика отпусков

В соответствии с частью 1 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации , с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации от 10 декабря 2021 года № 52, полученного в соответствии с положениями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Утвердить прилагаемый график отпусков работников ООО «Clubtk.ru» на 2022 год.

2. Начальнику отдела кадров И.И. Иванову обеспечить в течение 2022 года:

2.1. Соблюдение утвержденного графика отпусков.

2.2. Извещение работников о времени начала отпусков, установленных графиком, под подпись не менее чем за две недели до начала отпусков.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

С приказом ознакомлены:

начальник отдела кадров

13 декабря 2021 года

Заполнение и работу с бланком разделим на несколько этапов.

Этап первый. Заполнение

В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

График отпусков по форме Т-7

Во второй — наименование должности лица из этого подразделения в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).

В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

В четвертый столбец записываем табельный номер лица, его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).

В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.

В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, проект утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель вправе утвердить подготовленный документ, но профсоюзу разрешается обжаловать это решение в государственной инспекции труда или в суде.

Читайте так же:
Кто оплачивает дополнительный отпуск гражданам подвергшимся воздействию радиации

Этап третий. Подписание

В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.

В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

При необходимости вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.

Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.

Документ подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.

Отправляемся к руководителю для утверждения.

Этап четвертый. Утверждение

Для утверждения есть два способа. Какой выбрать, решайте самостоятельно: закон не регламентирует этот вопрос.

1. Руководитель ставит подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ утвержден.

2. Готовится приказ, которым утверждается и согласуется документ. Сам график идет приложением к приказу.

Первый и второй варианты одинаково законны, разница — в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.

Этап пятый. Ознакомление

Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, но постановление государственного комитета Российской Федерации по статистике № 20 от 24.03.1999 позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком.

Работодателям разрешено использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

Читайте так же:
Оплата за сотрудника в отпуске

1. Работник пишет заявление на отпуск. Внимательно читайте его: ГИТ штрафует, если работодатель по собственному усмотрению добавляет к отпуску субботу и воскресенье, когда период отдыха завершается в пятницу. Это неправомерно, настаивают в Роструде.

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы, и иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободной форме.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.

Посмотрите, как выглядит пример заполнения графика отпусков на 2022 год после оформления всех полей.

Срок хранения налоговых документов

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Об особенностях корректировочного и исправленного счетов-фактур читайте в статьях:

    ;.

В результате в таблицу Николай внес следующую информацию (приводится частично):

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector