New-adres.ru

"Новый адрес" — Юридическая консультация
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и её преимущества

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и её преимущества

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализуется только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки предоставляются в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Что вы узнаете

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ по составу идентичный бумажному. Из него по-прежнему можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Только теперь она хранится в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.

Переход на ЭТК – одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.

Для работодателя

Для сотрудника

Для государства

Наш эксперт шаг за шагом описывает работу с электронными трудовыми книжками и отвечает на вопросы, которые могут возникнуть в процессе.

Сроки сдачи новых отчетов

Отчет по электронным трудовым книжкам формируется каждый раз, когда в кадровом составе предприятия происходят изменения, начиная с первого месяца 2020 года.

Планируется, что сроки отчетности будут меняться. В 2020 г., если в штате предприятия произошли кадровые изменения, документ сдается не позднее 15 числа следующего месяца. Некоторые компании отчитались в связи с этим уже в феврале.

С 2021 г. вводится еще одно правило. Отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам нужно предоставлять уже на следующий день после приема в штат или увольнения работника. Если сотрудник подает заявление о выборе электронной/бумажной ТК или его переводят в другой отдел организации, отчитаться об этом следует, как и раньше, не позднее 15 числа следующего месяца.

Обратите внимание! В связи с выходными днями в 2020 году срок подачи документа не всегда приходится на 15 число. Так, в январе и июле отчет по электронным трудовым книжкам приходится на 17-е, в феврале и октябре — на 16-е. В остальные месяцы датой отчета СЗА-ТД будет 15 число.

Начиная с 2021 года планируется изменение сроков. Информацию о кадровых изменениях необходимо будет передавать не позднее дня, следующего за датой соответствующего приказа или распоряжения руководства. При этом для работодателей, которые несвоевременно предоставляют отчет СЗВ-ТД или указывают недостоверную информацию, вводится административная ответственность.

Особенности формы отчетности

Сведения предоставляются обо всех сотрудниках, в работе которых произошли изменения. В отчете содержится информация о приеме на работу, переводе с одной должности на другую, увольнении.

Читайте так же:
Какова пенсия детей инвалидов в 2022 году в Москве

Важно! В СЗВ-ТД должны быть сведения в том числе и о тех сотрудниках, которые работают по совместительству или дистанционно. Необходимые данные содержатся в документах кадрового учета (приказах, распоряжениях и др.).

Отчет СЗВ-ТД состоит из шапки и таблицы, в которых содержатся данные о сотруднике и работодателе. Форма документа установлена постановлением правительства №730п от 25.12.2019 и утверждена Пенсионным фондом России.

В шапке содержатся следующие сведения:

  • регистрационный номер работодателя в базе ПФР, наименование, реквизиты организации или ИП (ИНН, КПП);
  • данные о сотруднике (дата рождения, ФИО, СНИЛС);
  • информация о том, когда гражданин выбрал вариант ведения ТК;
  • данные о периоде, за который сформирован отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам (с первого по 12 месяц).

Таблица, содержащая основную информацию, состоит из 10 граф, в числе которых дата приема на работу, перевода на другую должность или увольнения гражданина. В отчете есть сведения о профессии, трудовых обязанностях, структурном подразделении, в котором устроен сотрудник, выполняемых обязанностях. При этом если в работе предприятия каждая функция обозначена определенным кодом, в СЗВ-ТД для этого есть соответствующий раздел. Отдельная графа посвящена увольнению. В ней содержится информация, на основании какой статьи ТК РФ и по какой причине сотрудник прекратил свою трудовую деятельность. Кроме того, в таблице есть информация о наименовании приказа и номере документа, дате изменения трудовой деятельности.

Важно! Если предприятие формирует отчет СЗВ-ТД впервые, в первой строке необходимо указать последнее кадровое событие на 1 января 2020 года.

Когда требуется отмена записи о приеме на работу, переводе в другое подразделение или увольнении, в графе 10 следует поставить знак X. Работодатель может ознакомиться с вариантами заполнения отчета СЗВ-ТД на сайте Пенсионного фонда России.

Компании, в штате которых менее 25 единиц, могут предоставлять документ в бумажном виде. Отчет СЗВ-ТД в этом случае должен быть заверен печатью компании и подписью директора (или лица, временно выполняющего его функции). Предприятия со штатом более 25 человек обязаны предоставить отчетность в электронном виде. При этом отчет СЗВ-ТД должен быть заверен усиленной квалифицированной ЭЦП.

Для компаний с большим штатом (особенно если часто меняется кадровый состав предприятия) новый отчет может стать настоящей проблемой. Чтобы автоматизировать процесс формирования документов СЗВ-ТД, компания 1С разрабатывает соответствующее решение.

Справка СТД-Р

С 2020 года работодатель обязан предоставлять отчет о трудовой деятельности сотрудника не только контролирующим органам. Получить отчет может и сам работник, если оформит соответствующий запрос.

Форма справки универсальна для каждого предприятия. Таким образом, при смене работодателя гражданин может предъявить полученный ранее документ по новому месту трудоустройства.

Для справки. Первоначально разработка формы отчета была поручена ПФР и Министерству труда. Пенсионный фонд разработал вариант справки СЗИ-ТД. Минтруда — СТД-Р. В итоге официально была утверждена вторая форма. Документ СЗИ-ТД использоваться не будет.

В справке СТД-Р содержатся сведения о трудовой деятельности сотрудника. Аналогичные данные есть в бумажной или электронной версии трудовой книжки и отчете СЗВ-ТД. В документе содержится следующая информация:

  • ФИО сотрудника, дата его рождения, СНИЛС;
  • сведения о работодателе (наименование, ИНН, КПП и пр.);
  • даты заявления о выборе ведения ТК и запроса информации о трудовой деятельности сотрудника.
Читайте так же:
Как быстро можно уволиться работающему пенсионеру

Остальные данные аналогичны тем, которые содержатся в отчете СЗВ-ТД. В таблице указаны дата приема на работу, перевода в другой отдел или увольнения сотрудника и соответствующие сведения о каждом событии, перечислены выполняемые функции. Если учреждение использует специальные коды для обозначения каждого вида деятельности, эта информация также отображается в отчете.

По требованию сотрудника работодатель предоставляет отчет по трудовым книжкам как в бумажном, так и в электронном виде. В первом случае документ должен быть заверен стандартным образом — подписью руководителя и печатью предприятия, во втором — квалифицированной ЭЦП.

Как и информацию из электронной трудовой книжки, отчет СТР-Р сотрудник также может распечатать и предоставить его потенциальному работодателю на бумажном носителе.

Настройка 1С для автоматизированной отчетности

Вместе с переходом на форму отчета по электронным трудовым книжкам, когда требуется предоставлять сведения уже на следующий день после кадрового решения, вводится административная ответственность за ошибки в документе или просрочку. В связи с этим особенно важной становится автоматизация процесса.

Компания 1С разработала сервис, который дает возможность оперативно и точно сформировать отчет по трудовым книжкам в ПФР. Решение «Зарплата и управление персоналом» дает возможность вести кадровый учет и предоставлять нужные сведения о сотрудниках в Пенсионный фонд России. Кроме того, с помощью 1С ЗУП работодатель может выполнять следующие функции:

  • рассчитывать зарплату сотрудников;
  • формировать штатное расписание;
  • вести учет рабочего времени;
  • рассчитывать периодичность и размер оплаты отпуска;
  • учитывать НДФЛ;
  • перечислять зарплату на лицевые счета работников;
  • собирать статистические данные в рамках организации.

Тем не менее, далеко не все могут быстро настроить формирование отчетов по электронным трудовым книжкам. Нередко возникают ситуации, когда ответственный сотрудник ошибается в отчете из-за того, что 1С работает некорректно и не учитывает всех особенностей ведения бизнеса.

Чтобы избежать штрафов за несвоевременно или некорректно сформированный отчет по трудовым книжкам, многие организации обращаются к услугам высококвалифицированных специалистов.

Компания «Авиант» предлагает продажу и настройку решения 1С, доработку и модификацию платформы в соответствии со спецификой бизнеса клиента.

Клиент, который обратился к нашим услугам, получает возможность долгосрочного выгодного сотрудничества и устраняет риски несвоевременно или неправильно оформить отчет по трудовым книжкам. Сотрудники компании «Авиант» ответят на все вопросы специалиста, ответственного за ведение кадрового учета. Если в ходе работы будут возникать трудности, клиент получит подробную консультацию с пошаговой инструкцией решения проблемы.

Многолетняя подготовка к отказу от бумажных трудовых

Первые предложения о переходе на электронные трудовые книжки стали поступать от российских властей в начале июля 2018 г. Тогда Правительство России опубликовало решение о разработке системы учета данных о трудовой деятельности работников в России.

Минтруду, Минэкономразвития, Министерству цифрового развития, связи и массовых коммуникаций и прочим заинтересованным государственным органам было поручено в срок до 29 октября 2018 г. внести в правительство проекты федеральных законов, регламентирующих формирование и ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Также переработке должно было подвергнуться и архивное законодательство с учетом внедрения электронной трудовой книжки. Как сообщал CNews, первый вариант требуемого законопроекта был подготовлен спустя всего несколько дней, 19 июля 2018 г.

После этого подготовка законодательной базы для всероссийского отказа от бумажных трудовых книжек остановилась ровно на год. В июле 2019 г. законопроект №748684-7 после всех изменений и доработок был внесен на рассмотрение в Госдуму. Первое чтение состоялось 17 сентября 2019 г., по результатам которого в законопроект было предложено внести дополнительные поправки – они были готовы ко второму чтению, прошедшему 21 ноября 2019 г.

Читайте так же:
Фз об увеличение пенсии работников МЧС

Третье и последнее чтение законопроекта в Госдуме состоялось 3 декабря 2019 г., а 16 декабря 2019 г. документ, прошедший проверку Совета Федерации, был подписан Президентом России Владимиром Путиным и стал Федеральным законом № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». В силу новый закон вступил 1 января 2020 г.

Гарантии

  • 1С:Электронные трудовые книжки – надежная и безопасная программа,
    работающая в облаке фирмы 1С.
  • Вся информация хранится в электронном виде. Это минимизирует шансы на
    подачу недостоверных сведений о трудовой деятельности сотрудника
  • Мы обеспечиваем высокий уровень сохранности данных о трудовой
    деятельности ваших работников: храним 3 копии и предоставим их вам
    в случае если вы случайно что-то удалите
  • Электронный формат позволяет в любой момент получить
    выписку. Это поможет, если пройдет реорганизация в компании
    или у сотрудника возникнут сложности в подтверждении стажа

1С:Электронные трудовые книжки

Как изменятся правила приёма на работу в 2021 году

Как изменятся правила приёма на работу в 2021 году

фото: Тимур Ханов / ПГ

С 1 января 2021 года часть россиян перейдёт на электронные трудовые книжки, причём некоторые по собственной воле, а у кого-то уже не будет возможности завести бумажный носитель. «Парламентская газета» рассказывает, что это изменит в жизни людей, а также какие ещё новшества появятся в трудоустройстве, в том числе при приёме людей на дистанционную работу.

Кто может выбрать формат?

С 1 января 2020 года вступил в силу закон о ведении в России электронных трудовых книжек, в соответствии с которым работодатели вносят в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде.

До 31 декабря включительно россиянам дали возможность написать работодателям письменное заявление, в котором надо было отметить, в каком формате они хотят видеть свою трудовую книжку. Работникам, которые решили перейти на электронные носители, начальство должно выдать бумажные трудовые на руки, освобождаясь тем самым от ответственности за их ведение и хранение. При этом выданная бумажная книжка сохраняет свою силу и её можно продолжать использовать наравне с цифровой. Тем более что в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года. Хотя скоро в ней может появиться вся информация о предыдущем стаже — такой законопроект уже прошёл первое чтение в Госдуме.

Если же сотрудники захотели оставить традиционный формат книжки, то работодатели будут продолжать вносить сведения в бумажную версию, параллельно направляя эту информацию и в цифровую книжку.

На сайте ПФР сказано, что те, кто по какой-то причине так и не сообщил о своём желании начальству, вправе это сделать в любое время. Причём они могут написать заявление и нынешнему работодателю, и новому, если решат перейти на другую работу.

Но на россиян, которые с 1 января 2021 года только начнут свой трудовой путь, распространяется уже другой порядок. У них все сведения о периодах работы будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной книжки.

Читайте так же:
Как начисляется пенсия для родившихся в 1955 году

Как пользоваться цифровой книжкой?

Предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников работодатели могут через кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда, специального оператора связи или Клиентскую службу территориального органа ПФР. Работники могут посмотреть эту информацию через свой личный кабинет на сайте ПФР или портале госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости информацию из электронной трудовой можно получить в виде бумажной выписки. Её предоставят либо работодатель, либо управление ПФР, либо МФЦ. Эту услугу можно получить экстерриториально, то есть без привязки к месту жительства или работы человека.

ПФР считает преимуществом электронной трудовой книжки быстрый доступ к информации: человек в любое время может посмотреть, какие сведения о нём начальство передало в Пенсионный фонд. А заглянуть в бумажную трудовую не так просто, так как она хранится у работодателя. И чтобы получить из неё выписку или сделать копию, надо написать заявление в отделе кадров и подождать до трёх рабочих дней.

Ещё благодаря цифровой книжке станет проще дистанционно оформлять пенсии, так как ПФР сможет проводить эту операцию по данным лицевого счёта без дополнительных документов. Проще будет и получить соцвыплаты, потому что госорганы получат данные о трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия.

Кроме того, электронный носитель даёт дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Для этого можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-ПФР или СТД-Р как подтверждение стажа.

Наконец, с электронной трудовой книжкой снижается вероятность потери данных. Бумажная книжка может потеряться, сгореть, а её цифровой вариант будет продолжать храниться в информационных системах ПФР.

Читайте также:

Но есть и минусы цифровой книжки. Так, в неё не вносятся сведения о награждениях. Это несколько затрудняет работникам с большим стажем возможность получить звание ветерана труда, ведь для этого, помимо отданных труду лет, требуется информация о государственных или ведомственных наградах. В бумажном носителе такие данные указываются. Поскольку в электронной трудовой их нет, то сотрудникам придётся подтверждать наличие наград другими документами, например выписками из приказов, самими грамотами. Помимо этого, в электронной трудовой не будет сведений, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, о том, что сотрудник был принят на работу вахтовым методом.

Что изменится при устройстве на работу?

Процесс трудоустройства с учётом появления электронных трудовых книжек с 2021 года будет несколько скорректирован.

При приёме на работу с нового сотрудника спросят следующие документы:

  • паспорт или иное удостоверение личности;
  • трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (как раз ту самую выписку из электронной трудовой книжки) в форме СТД-Р. Если человек устраивается на работу впервые, ему автоматически заведут электронную трудовую книжку;
  • СНИЛС — его можно предоставлять как в форме пластиковой зелёной карточки, так и в виде уведомления о регистрации в системе персучёта ПФР, в том числе в электронном виде. Впервые трудоустраивающимся регистрацию в ПФР должен оформить работодатель;
  • военный билет, если новый работник — военнообязанный;
  • документы об образовании, квалификации;
  • в определённых случаях справки о наличии или отсутствии судимости, административной ответственности за потребление наркотических веществ.
Читайте так же:
Минимальная пенсия в краснодарском крае в 2022

Приём на работу по Трудовому кодексу, как и сейчас, в 2021 году предусматривает заключение с сотрудником трудового договора и оформления приказа о его зачислении в штат.

При этом в 2020 году были приняты поправки в ТК в части оформления дистанционных работников. Вступают в силу они с 1 января 2021 года.

Согласно закону, трудовой договор и дополнительное соглашение к нему, предусматривающее выполнение служебных обязанностей дистанционно, можно заключать путём обмена сотрудником и работодателем электронными документами. При этом в поправках в ТК указано, что документы в этой процедуре должны быть заверены усиленными квалифицированными подписями работодателя и работника (для последнего ещё предусмотрен вариант неквалифицированной электронной подписи). Усиленная квалифицированная подпись — это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель. На сайте Правительства Москвы сказано, что выдать такую подпись может только удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию в Минцифры РФ.

При этом если сотруднику необходим бумажный экземпляр трудового договора или допсоглашения, то по письменному заявлению работодатель обязан ему направить эти документы в течение трёх рабочих дней.

Основные условия дистанционной работы прописываются в трудовом договоре, допсоглашении, коллективном договоре или локальном нормативном акте. К ним относятся:

  • режим рабочего времени;
  • порядок передачи работником результатов выполнения задач, отчёта о них;
  • порядок вызова временного удалённого сотрудника в офис;
  • регламент предоставления отпуска работающему на удалёнке постоянно (если временно, то отпуск оформляется по общим правилам).

Организация должна предоставить сотруднику необходимое оборудование, средства защиты информации. Собственные или арендованные устройства для выполнения обязанностей удалёнщик может использовать с согласия работодателя. Тогда, согласно ТК, ему выплачивают компенсацию или возмещают расходы.

Желание что-то скрыть в прошлом.

Так тоже бывает, причем это не обязательно что-то криминальное. Например, в какой-то момент пришлось человеку принять предложение на более низкую должность, или вообще работал он не по специальности, а потом не хотел это афишировать. Сделал вид, что ту трудовую книжку потерял, завели новую, а теперь он приносит вам обе.

Может быть, что в какой-то момент имело место не очень приятное увольнение по виновной статье. Чтобы упростить себе дальнейшее трудоустройство, трудовую книжку с такой записью оставили дома, завели новую, а теперь это все уже не важно, но хочется перед пенсией все периоды работы учесть, вот и приносит сотрудник две книжки новому работодателю.

В этих и похожих случаях в трудовых книжках записи о работе будут не в один период, а последовательно – начало карьеры в одной, продолжение в другой. Вы, опять-таки, можете взять только одну, и логично, что это будет более поздняя. Работнику объясните, что при назначении пенсии в ПФР он сможет принести все трудовые, но вы вести ему будете только одну.

Вообще, при работе с трудовыми книжками надо понимать, что главная их задача – подтверждение стажа при назначении пенсии. При этом работодатель может вести каждому сотруднику только одну трудовую. Вот из этого и надо исходить – выбирать из всех принесенных одну, а с остальными ваш работник пойдет в ПФР, когда придет время пенсии.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector