New-adres.ru

"Новый адрес" — Юридическая консультация
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Платежная ведомость

Платежная ведомость

Платежная ведомость — это вид бухгалтерской документации, на основе которой выдается заработная плата работникам.

Имеет четко определенную структуру документа, может составляться на предприятие полностью, либо по подразделениям. Источником информации для ее составления служат расчетные ведомости или индивидуальные листки расчета заработной платы. Для подтверждения факта получения заработной платы в ней имеется графа для подписи каждого из сотрудников.

Платежная ведомость обычно ассоциируется с формой № Т-53, которая имеет унифицированную форму, в ней не отражен процесс начисления заработной платы, а только итоговая сумма по каждому из сотрудников. Иногда для выдачи зарплаты используются расчетно-кассовые ордера, но они действительны только в течение одного дня, что неудобно для больших организаций, где заработная плата выдается в течение нескольких дней. В ведомости обычно отражены зарплаты большого количества сотрудников, поэтому существенным недостатком такой формы расчетов является тиражирование информации о зарплатах среди персонала. Это порождает массу негативных процессов в коллективе и отражается на работе в целом.

Форма заполнения титульных листов таких ведомостей регламентирована, содержит определенный набор реквизитов, обязательных для такого рода документов. В табличной части ведомости формируется список сотрудников, которым должна быть выдана заработная плата. Обычно таблица состоит из порядкового номера сотрудника, табельного номера, за которым он закреплен в организации, ФИО полностью и суммы, которая подлежит выплате. Еще одна графа таблицы оставлена для подписи сотрудника, которая удостоверяет получение зарплаты.

Такая ведомость действительна в течение определенного времени, в случае неполучения каким-либо сотрудником заработной платы кассир должна прописать в соответствующей графе «депонировано» и закрыть ведомость. Дополнительно кассир может затребовать определенные документы, на основе которых будет выдавать денежные средства, например, паспорт или удостоверение сотрудника.

Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно.

Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!

Если они не были представлены, ставятся прочерки в соответствующей графе, но все графы ведомости должны быть заполнены, чтобы исключить факт подделки данных.

Бланк платёжной ведомости

Заполнение платёжной ведомости

По одной платежной ведомости можно выдавать зарплату нескольким сотрудникам, это лучше, чем на каждого получателя оформлять РКО. И еще одно преимущество платежной ведомости перед РКО – выплата по платежной ведомости может проводиться в течение нескольких дней, а по РКО только в течение одного для (день выписки РКО).

Единственный недостаток платежных ведомостей заключается в том, что вся информация по выплате суммы сотрудникам не является конфиденциальной.

Титульный лист формы № Т-53 имеет такие же реквизиты, как и форма № Т-49, поэтому заполняются аналогично. Единственно добавлена графа «Корреспондирующий счет», где указывают «дебет 70» (так как уменьшаем задолженность по зарплате, Дт 70).

В графе «Номер документа» платежной ведомости прописываем порядковый номер ведомости, в «Дате составления» прописываем дату составления ведомости (не должна быть позже даты росписи главбуха и времени выплаты денег).

На второй странице бланка платежной ведомости оформляем табличную часть. Если на предприятии работает несколько десятков сотрудников, то платежная ведомость может иметь несколько дополнительных страниц. Количество листов платежной ведомости указывается цифрами в строке «Количество листов».

В графе 1 указывается порядковый номер сотрудника. В графе 2 на основании личной карточки работника заполняется его табельный номер. В графе 3 указываем фамилию, имя и отчество сотрудника (хоть графа и называется «Фамилия, инициалы», лучше прописывать имя и отчество, поскольку возможна ситуация, когда на предприятии работают или родственники, или однофамильцы). В графе 4 цифрами проставляется сумма, которая должна быть начислена каждому сотруднику, сумму записывать не по середине графы, а вплотную к левой вертикальной черте графы. Последнюю строку необходимо сделать итоговой для подсчета общей суммы.

После оформления табличной части и заполнения росписи на титульном листе, платежная ведомость передается кассиру на проверку. Если платежная ведомость оформлена неверно, она возвращается обратно в бухгалтерию на доработку или переоформление. Если все реквизиты заполнены верно, то кассир приступает к выдаче денег сотрудникам из кассы на основании данной ведомости. Каждый сотрудник напротив своей фамилии должен поставить роспись в графе 5. В графе 6 указываются все необходимые документы, которые связаны с осуществлением денежных выплат из кассы. Это могут быть доверенность, паспорт, заявка на выдачу денег и др. документы. В противном случае ставятся прочерки.

Далее кассир по истечению установленных в платежной ведомости сроков выдачи денег должен до конца оформить платежную ведомость. В графе 5 тем сотрудникам, которым не были выплачены деньги, кассир прописывает «Депонировано». Затем на последнем листе кассир прописью и цифрами указывает общую выплаченную сотрудникам и депонированную сумму. Эти суммы он должен засвидетельствовать своей подписью, оформляет один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных сотрудникам денег (номер и дата составления РКО прописывается в ведомости), после чего ведомость отдается в бухгалтерию и заверяется подписью главбуха.

Все платежные ведомости регистрируются в журнале (унифицированная форма № Т-53а), который заводится в организации на один год и хранится в ней пять лет.

Выдержка из Постановления Госкомстата РФ N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа.

В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Хранение и оформление платёжной ведомости

Выдача заработной платы, больничных выплат, премий, отпускных и прочих денежных сумм, что были насчитаны служащему или работнику за месяц, отображается в бухгалтерской документации с помощью платежных и расчетно-платежных ведомостей.

Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму платежной ведомости Т-53. Согласно этой форме выплаты могут проводиться нескольким сотрудникам (отделу, цеху, филиалу) по одной ведомости.

Бланк платежной ведомости по своей структуре условно делится на три части. Первая – титульная часть — должна включать определенные реквизиты, перечень которых регламентирован Госкомстатом РФ постановлением №1 от 05.01.04. Вторая часть – табличная. В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты. Общепринятая форма таблицы – это порядковый номер, закрепленный по трудовому договору табельный номер, полностью ФИО сотрудника, подлежащая к выплате сумма (после всех необходимых взысканий), пустая графа для подписи получателя зарплаты.

В этой же заранее пустой графе в случае неполучения заработной платы или других выплат сотрудником в установленный для выдачи денежных сумм срок, бухгалтер делает отметку «депонировано». Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк. Это поможет исключить внесение недостоверных данных. Третья часть представляет собой прописанную после заполнения табличной части общую суму подлежащих к выплате денежных средств и депонированную сумму. Также она должна содержать должность и подпись с расшифровкой сотрудника, произведшего выдачу денег по ведомости, и бухгалтера, который проверил данную платежную ведомость.

Но не следует путать такие понятия, как платежная ведомость и расчетно-платежная. Бланк расчетно-платежной ведомости имеет другую структуру. Он предназначен для проведения подробных начислений по всем категориям выплат работникам и служащим, что предусмотрены на предприятии, и отображает все вычеты, что были сделаны из общей начисленной суммы, таким образом, получая так называемую «чистую» зарплату. В то время как в платежной ведомости видны данные только о заработной плате, подлежащей для выдачи на руки. Эта сумма берется из заранее рассчитанной расчетно-платежной ведомости.

Распечатывается платежная ведомость в одном экземпляре. Готовая (со всеми данными) платежная ведомость регистрируется в специальном журнале, который заводится на предприятии каждый год. Срок хранения журнала составляет 5 лет. После регистрации документ подкалывается к составленному к этой ведомости расходному кассовому ордеру. Причем дата и номер кассового ордера должны быть указаны в заключающей части платежной ведомости.

Вся ответственность за правильное заполнение и внесение достоверных данных в платежную ведомость ложится на кассира, а верификацию и хранение производит главный бухгалтер.

Основным недостатком платежных и расчетно-платежных ведомостей является открытость. Получая свою заработную плату, сотрудник может с легкостью видеть и подлежащие к выдаче суммы своих коллег, что нарушает принцип конфиденциальности получения заработный платы на предприятии.

С вводом в работу бухгалтерии новых технологий, в том числе программного обеспечения, все чаще ведение бухгалтерского учета производится автоматически с помощью специализированных программ, что значительно упрощает формирование платежных ведомостей. На предприятиях и в организациях, которые перевели своих сотрудников на получение заработной платы через расчетные банковские карты, расчетно-кассовая деятельности и вовсе не осуществляется. То есть платежная ведомость просто становиться неактуальной и ее не формируют.

Расчетно-платежная ведомость

Расчетная ведомость

Журнал регистрации платёжных ведомостей

Журнал регистрации платёжных ведомостей применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации, ведется работником бухгалтерии.

темы

Получите консультацию: 8 (800) 600-76-83
Звонок по России бесплатный!

Какой использовать бланк документа

С 01.01.2013 организации вправе самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы, в том числе и по выплате заработной платы. В первичных документах необходимо предусмотреть наличие всех обязательных реквизитов в соответствии с ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Но многие компании продолжают применять формы, утвержденные Госкомстатом. Так Постановлением от 05.01.2004 № 1 утверждены формы:

  • Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;
  • Т-51 «Расчетная ведомость»;
  • Т-53 «Платежная ведомость».

В случае если организацией применяется форма Т-49, формы Т-51 и Т-53 не составляются. Далее расскажем более подробно о том, каковы правила заполнения унифицированного бланка Т-49 (скачать бланк расчетно-платежной ведомости можно в конце статьи).

Обязательные разделы ведомости на выплату зарплаты

Начинается оформление бланка ведомости выплаты заработной платы с указания наименования компании и ее структурного подразделения.

Отдельно в форме Т-53 заполняется поле для отражения корреспондирующего счета — при выдаче зарплаты указывается счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Затем информация вписывается в ячейки по срокам выплаты денег. Затем заполняется общая выдаваемая по ведомости сумма (цифрами и прописью).

ВАЖНО! Длительность временного промежутка, в течение которого допустимо выдавать из кассы зарплату и производить иные выплаты, установлен п. 6.5 Указания № 3210-У и составляет 5 рабочих дней (включая день получения наличных из банка).

Вслед за этой информацией идут подписи ответственных лиц компании: руководителя и главного бухгалтера.

Необходимо также указать номер платежной ведомости и дату ее составления.

Платежные ведомости на выдачу заработной платы (бланк для заполнения которых вы можете скачать на нашем сайте) содержат еще одно дополнительное поле — для отражения расчетного периода. Эта информация важна для правильного оформления операции по выдаче зарплаты в бухгалтерских регистрах.

Кроме подписей директора и главного бухгалтера платежная ведомость содержит подписи еще нескольких ответственных лиц: бухгалтера, проверившего оформление выплат; специалиста, осуществившего операцию по выдаче зарплаты (кассира или иного уполномоченного лица). Указанные подписи с расшифровками Ф. И. О. завершают оформление платежной ведомости.

О заполнении табличной части платежной ведомости расскажем в следующем разделе.

Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
В платежные ведомости можно вносить исправления, если вы обнаружили ошибку. Ее можно исправить.
Подробнее смотрите в К+, получив бесплатный пробный доступ.

Что делать, если в документе есть ошибки

К заполнению данного документа следует относиться крайне внимательно и скрупулезно, проверяя и перепроверяя все вносимые в него сведения. Нужно стараться избегать неточностей и ошибок, но если они все же случились, а переделать весь документ по каким-либо причинам уже невозможно, нужно аккуратно зачеркнуть неверные данные и написать сверху правильные. При этом рядом с корректировкой следует написать «исправленному верить», а рядом поставить подписи всех ответственных за составление ведомости сотрудников.

Важно отметить, что использование штрих-корректора для исправления ошибок недопустимо.

Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.

Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.

Расчетно-платежная ведомостьПрименяют расчетно-платежные ведомости (форма № Т-49), расчетные ведомости (форма № Т-51) и платежные ведомости (форма № Т-53). Формы утверждены Постановлением Государственного комитета статистики РФ от 05.01.2004 года № 1.

Бланк Т-49 применяется для одновременного расчета и выдачи заработной платы. В плане заполнения бланк неудобный, поскольку содержит двадцать три графы; и что каждый работник, расписываясь за полученную сумму, видит данные о коллегах.

Форма Т-51 составляется и ведется в бухгалтерии в единственном экземпляре и служит основанием для начисления заработной платы и составления платежной ведомости.

Ведомость Т-53 составляется на основе расчетной ведомости и используется при выдаче наличных средств работникам под роспись.

Порядок заполнения

Оформление РПВ производится бухгалтерией по данным табеля рабочего времени, приказов о принятии на работу и трудовых договоров, а также по данным прочих первичных документов учета трудового времени. Бухгалтер заполняет как титульный лист, так и табличную часть. Он же подписывает документ, после чего передает кассиру. Перед началом выдачи наличных документ обязательно должен подписать руководитель.

Титульный лист

Назначение расчетно-платежной ведомости

На титульном листе указывают:

  • название предприятия / ФИО индивидуального предпринимателя (при необходимости – и структурного подразделения); ;
  • дату документа;
  • порядковый номер.

Таблица

В табличную часть заносят:

  • порядковый номер;
  • фамилию, имя, отчество, должность и табельный номер работника;
  • количество отработанных рабочих часов за расчетный период;
  • сумму, начисленную к выплате;
  • сумму, удержанную с работника (в счет долга, выплату налога, удержанное по заявлению и тому подобное).

В зависимости от того, какая используется форма ведомости, графы и их заполнение могут варьироваться. Например, в расчетном бланке (форма Т-51) не предусмотрены графы для росписи работников, поскольку он не является платежным, в то время как РПВ Т-49 отражает всю полноту информации.

Закрытие

После совершения всех выплат кассир выводит две итоговые суммы – фактически выданных средств и депонированных – и оформляет расходный кассовый ордер на фактически выплаченную сумму. После этого бланк передается в бухгалтерию, где все данные снова проверяются. Документ при этом также регистрируется в специальном журнале.

Вот вкратце основные сведения о том, как заполнить расчетно-платежную ведомость.

Подведем итоги

Для упрощения работы предприятия или ИП были утверждены специальные формы расчетно-платежной ведомости. Для государственных предприятий – одна форма, для коммерческих организаций, ИП или юридических лиц – другие виды бланков.

Что выбирать за основу, каждый работодатель решает сам. Популярностью пользуется унифицированный бланк Т-49 для частников, 0504401 для бюджетников. Но такие документы возможны к применению, если заработная плата выдается наличными через кассу организации. Если работодатель перешел на выдачу денег работникам посредством пластиковой карты, то необходимость в оформлении унифицированной формы отпадает. Здесь нужна только расчетная ведомость, в которой расписывается лишь бухгалтер. Подпись работника нигде не требуется.

Платежные ведомости очень важны в работе предпринимателя, к их оформлению нужно отнестись серьезно. Если на предприятии существует понятие коммерческой тайны, то удобнее вести индивидуальные ведомости по каждому сотруднику.

голоса
Рейтинг статьи
Читайте так же:
Какая мат помощ от государства на приобретение квартиры
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector